امحا محرمانه اسناد یک گزینه نیست – یک الزام است. علاوه بر تعهدی که برای محافظت از حریم خصوصی کارمندان و مشتریان خود دارید، مسئولیت پیروی از قوانین حفاظت از حریم خصوصی ایالتی و فدرال نیز بر عهده شماست. داشتن یک فرآیند امن برای از بین بردن اطلاعات محرمانه شما باعث صرفه جویی در زمان و هزینه کسب و کار شما و کاهش خطرات نقض حریم خصوصی می شود.
شناسایی
اولین گام در امحا محرمانه اسناد، شناسایی اسنادی است که دیگر برای سازمان شما مفید نیستند یا اسنادی را که از نظر قانونی موظف به نگهداری آنها نیستید. زمان‌بندی‌های نگهداری معیار مفیدی را ارائه می‌کنند، زیرا به وضوح مشخص می‌کنند که چه مدت اسناد باید نگهداری شوند و چه زمانی باید از بین بروند. اسنادی که به پایان دوره نگهداری مورد نیاز می رسند باید پس از بررسی نهایی از بین بروند مگر اینکه در حال حاضر در فرآیندهای دعوی قضایی استفاده شوند.
علاوه بر صرفه جویی در فضا و ایجاد امنیت بیشتر برای اطلاعات محرمانه شما، یک سرویس ذخیره سوابق می تواند به شما کمک کند تا با برنامه های نگهداری پیش بروید و اسناد بایگانی را به موقع از بین ببرید. فرآیند تخریب احتباس به این صورت عمل می کند:
- تاریخ تخریب بر اساس قوانین و مقررات فدرال، ایالتی و محلی تعیین می شود
- داده های نگهداری مربوط به هر فایل در پایگاه داده مدیریت موجودی وارد می شود
- زمانی که فایل شما به پایان چرخه نگهداری خود رسیده باشد به شما هشدار داده می شود
- سپس فایل به صورت حرفه ای برای شما از بین می رود
مجموعه
ممکن است از کارمندانتان بخواهید که اسناد را با کاغذ خردکن های اداری از بین ببرند. در حالی که به نظر می رسد این مستقیم ترین مسیر برای تخریب امن اسناد باشد، در واقعیت، وظایف وقت گیر خرد کردن اغلب به نفع سایر وظایف مهم کنار گذاشته می شود. در یک محیط اداری شلوغ، اسناد می توانند بدون خرد شدن برای روزها، هفته ها یا حتی ماه ها روی هم قرار گیرند.
مجموعه هر گونه موادی که قرار است از بین برود باید کارآمد و ایمن باشد تا از قرار گرفتن در معرض احتمالی اطلاعات محرمانه جلوگیری شود. ماشین‌های خرد کردن کاغذ نیاز دارند که منگنه‌ها، گیره‌های کاغذ، یادداشت‌های چسبناک و پوشه‌های فایل‌ها حذف شوند و فایل‌ها باید به پشته‌های قابل خرد شدن تقسیم شوند. اما زمانی که از ظروف جمع‌آوری خرد کردن حرفه‌ای استفاده می‌کنید، می‌توان کل فایل‌ها را سریعاً بدون جدا کردن داخل آن رها کرد.
اگر ذخیره اسناد قدیمی و غیر ضروری فضای اداری ارزشمند شما را می خورد، یک سرویس پاکسازی فایل یکبار مصرف ممکن است راه حل باشد. این سرویس ظروف جمع آوری را قادر می سازد به دفتر شما تحویل داده شود، جایی که کارکنان شما می توانند فایل ها را برای جمع آوری و خرد کردن رها کنند. اگر می خواهید با خرد کردن خود ادامه دهید تا ذخیره سازی اسناد هرگز مشکل ساز نشود، یک سرویس خرد کردن برنامه ریزی شده با ظروف جمع آوری در سرتاسر ساختمان شما بهترین راه است.
تایید
هنگامی که از کارکنان داخلی برای خرد کردن اسناد خود استفاده می کنید، تأیید اینکه اطلاعات به موقع، ایمن و کامل از بین رفته اند بسیار دشوار است – اگر غیرممکن نباشد. به منظور اطمینان از حفاظت از حریم خصوصی برای مشتریان خود و رعایت قوانین و مقررات حریم خصوصی، روند تخریب اسناد شما باید شامل تأیید تخریب باشد.
یک سرویس حرفه‌ای خرد کردن NAID AAA استانداردهای امنیتی قابل تأیید را در طول فرآیند تخریب از طریق فرآیندهای زیر ترکیب می‌کند:
- کارکنان آموزش دیده، غربالگری و یونیفرم پوش
- رویه های زنجیره ای سختگیرانه حضانت در حین رسیدگی و خرد کردن اسناد دنبال می شود
- وسایل نقلیه ردیابی GPS برای انتقال مواد خرد شده استفاده می شود
- گواهی تخریب صادر شده در پایان فرآیند تخریب به شما مدرکی ارائه می دهد که تمام اسناد مطابق با بالاترین استانداردهای حفاظت از حریم خصوصی از بین رفته اند.
فرآیند تخریب اطلاعات شرکت شما باید امن، سازگار و به راحتی برای کارمندان شما باشد. کارایی سیستم فعلی خود را ارزیابی کنید و خطرات احتمالی که ممکن است به اسناد به خطر بیفتد را شناسایی کنید. ممکن است متوجه شوید که یک سرویس خرد کردن حرفه ای با رویه های تعیین شده و کارکنان متخصص می تواند استراتژی حفاظت از حریم خصوصی شما را تقویت کند.
کاغذ باطله نجاتی راه حل های خرد کردن اسناد را برای کسب و کار شما در سراسر کشور ارائه می دهد. برای اطلاعات بیشتر لطفا با ما در تماس باشید یا فرم موجود در صفحه تماس با ما را تکمیل کنید.
