اهمیت امحا اسناد محرمانه ای که در کسب و کار خود استفاده می کنید، مشخص می کند که باید به آن توجه ویژه ای داشته باشید.

هر کسب و کاری راه امنی برای ذخیره اسناد محرمانه خود دارد.در حالی که برخی از کسب‌وکارها از فناوری استقبال می‌کنند و تصمیم می‌گیرند اسناد خود را به صورت دیجیتالی ذخیره کنند، برخی ترجیح می‌دهند از فایل‌های چاپی استفاده کنند در حالی که برخی دیگر ترجیح می‌دهند از هر دو استفاده کنند.

با این حال، وقتی صحبت از تخریب داده ها می شود، روش ذخیره سازی داده ها چندان نگران کننده نیست. آنچه بیش از همه مهم است این است که چگونه داده ها را می توان به طور ایمن، ایمن و بدون هیچ گونه خطر نقض داده از بین برد. برای مشاغلی که اسناد خود را در فایل های کاغذی کپی ذخیره می کنند، پاسخ آشکار است – خرد کردن ایمن.

به عنوان روشی برای دفع محرمانه زباله، خرد کردن ایمن توسط بسیاری از شرکت ها به عنوان گزینه شماره یک آنها در هنگام تخریب داده های چاپی مورد استقبال قرار گرفته است.

اهمیت امحا اسناد محرمانه برای تجارت شما چیست؟

این یک الزام قانونی است

خرد کردن اسناد محرمانه غیرضروری نه تنها برای کسب و کار شما مفید است، بلکه کاملا الزامی است.

طبق مقررات عمومی حفاظت از داده ها (GDPR) که در سال 2018 اصلاح شد، هر کسب و کاری موظف است از حریم خصوصی و محرمانه بودن داده های خود به هر قیمتی محافظت کند. بخشی از حفاظت از داده های تجاری، چه به صورت الکترونیکی یا کاغذی ذخیره شده باشد، از بین بردن امن اسناد محرمانه است. عدم رعایت قوانین و مقررات تعیین شده توسط GDPR می تواند منجر به جریمه ها و جریمه های دولت شود. خرد کردن رایگان؟ 8 روشی که خرد کردن را خودتان انجام دهید می تواند هزینه ها را افزایش دهد.

فضای اداری را آزاد می کند

خرد کردن اسنادی که دیگر به آنها نیاز ندارید، فضایی را در دفتر شما آزاد می کند. می توانید از فضای اضافی برای آوردن برخی از لوازم اداری بسیار مورد نیاز مانند رایانه، چاپگر یا اسکنر استفاده کنید.

فضای اضافی همچنین می تواند برای سازماندهی دفتر شما به روشی بسیار بهتر و مرتب تر استفاده شود که می تواند برای مشتریان بالقوه جذاب باشد.

جدا از فضای اداری اضافی، خرد کردن اسناد غیر ضروری نیز می تواند فضای اضافی در کابینت پرونده ایجاد کند. می توانید از این فضای اضافی برای سازماندهی فایل های لازم استفاده کنید. با سازماندهی بهتر پرونده، به اسناد مهم سریعتر و کارآمدتر دسترسی خواهید داشت.

از مشتریان و کارمندان شما در برابر سرقت هویت محافظت می کند

سرقت هویت به یکی از جرایم بزرگ در سراسر جهان تبدیل شده است. کلاهبرداران باهوش تر می شوند و به دنبال راه های جدیدی برای سرقت اطلاعات خصوصی و محرمانه قربانیان خود هستند. یکی از این راه‌ها، هدف قرار دادن اسناد محرمانه مانند کارت‌های اعتباری مشتریان یا فیش‌های پرداخت کارمندان است که به‌درستی توسط شرکت‌های تجاری از بین نرفته‌اند.

به عنوان یک صاحب کسب و کار، باید از تمام اطلاعات مربوط به کارمندان و مشتریان خود محافظت کنید. هنگامی که دیگر به این اسناد محرمانه نیاز ندارید، همچنین باید اطمینان حاصل کنید که آنها به طور ایمن و غیرقابل برگشت از بین می روند. خرد کردن اسناد ذخیره شده به عنوان فایل های کاغذی تضمین می کند که داده های حساس موجود در آنها از بین رفته و برای سارقان هویت غیرقابل دسترسی است.

از محیط زیست محافظت می کند

کاغذ و پلاستیک در صورت دفع نادرست از عوامل اصلی آلودگی محیط زیست هستند. اگر کسب و کار شما اسناد خود را در فایل های کاغذی ذخیره می کند، باید مطمئن شوید که اسناد کاغذی غیر ضروری به روشی سازگار با محیط زیست دور ریخته می شوند.

خرد کردن یکی از راه های تضمین این امر است. با این حال، تکه تکه کردن اسناد غیر ضروری و دور ریختن آنها در سطل زباله کافی نیست. شما همچنین باید زباله ها را به یک شرکت بازیافت ببرید یا یک شرکت خرد کردن را استخدام کنید که با دفع زباله های دوستدار محیط زیست و محرمانه سروکار دارد.

اسناد محرمانه ای که باید خرد شوند

با توجه به این واقعیت که مشاغل بسیاری از اسناد را از عملیات روزانه مدیریت می کنند، طبیعی است که تعجب کنیم که چه اسنادی محرمانه هستند و کدام اسناد محرمانه نیستند. در اینجا لیستی از برخی از اسناد محرمانه است که باید پس از عدم نیاز به آنها خرد شوند:

• کارت شناسایی عکسدار مشتری و کارمند
• هر سندی که حاوی نام، آدرس ایمیل یا شماره تلفن کارمندان یا مشتریان شما باشد
• صورت های بانکی و چک های بانکی
• سوابق استخدامی کارکنان شما
• بازده مالیاتی
• کارت های اعتباری و اطلاعات کارت اعتباری
• رسیدها

نتیجه

خرد کردن به بخش بزرگی از تخریب داده ها در مشاغل تبدیل شده است. در حالی که برخی از کسب و کارها ترجیح می دهند کاغذ خردکن های خود را بخرند و در دفاتر خود خرد کردن ایمن انجام دهند، برخی ترجیح می دهند از شرکت های خردکن استفاده کنند. به عنوان یک صاحب کسب و کار، باید انتخاب مناسبی را برای محافظت از داده های محرمانه کسب و کار خود انتخاب کنید.

منبع: https://www.daxtium.com