در این مقاله که از سری مقالات امحا اسناد محرمانه، دولتی و اسناد مالی می‌باشد قصد داریم در مورد نحوه امحا اسناد صحبت کنیم. در این پست، به بررسی نحوه امحا اسناد در وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی با تاکید بر کاهش هزینه‌های مالی ناشی از نگهداری اسناد و همچنین ارتقاء بهره‌وری سازمان اسناد ملی ایران پرداخته خواهد شد.
مراحل امحا اسناد رسمی و دولتی
در ادامه به تشریح روش‌ها، مراحل و ابزارهای مورد استفاده در این فرآیند خواهیم پرداخت. اگر تمایل دارید در مورد نحوه امحا اسناد اطلاعات بیشتری کسب کنید این پست می‌تواند برای شما مفید و کاربردی باشد.
1. ارزشیابی و بررسی اسناد
وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی موظف به بررسی و ارزشیابی اسناد و اوراق راکد خود هستند. فهرست‌ها و جداول زمانی اسناد بر اساس مفاد سازمان اسناد ملی ایران تهیه و ارسال می‌شوند.
2. تعیین اوراق زائد
اوراق زائد شامل هرگونه نسخه اضافی، نامه، گزارش، صورت‌جلسه، عهدنامه و اسناد دیگری هستند که ارزش نگهداری ندارند. از بین این موارد قراردادها و عهدنامه‌ها به عنوان استثناء در نظر گرفته می‌شوند.
3. ارسال به سازمان اسناد ملی ایران
پس از بررسی و ارزشیابی، فهرست‌ها و جداول به سازمان اسناد ملی ایران ارسال می‌شوند. این سازمان موظف به بررسی جزئیات فهرست‌ها و تصمیم‌گیری در مورد امحاء اسناد است.
4. تصمیم گیری توسط شورای سازمان اسناد
شورای سازمان اسناد ملی ایران با حضور نماینده تام‌الاختیار وزارتخانه یا موسسه مربوط تصمیم‌گیری می‌کند. ترتیب امحاء اسناد و راهکارهای فروش یا واگذاری آنها توسط شورا مشخص می‌شود.
5. تطبیق فهرست‌ها توسط وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی
وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی مسئول تطبیق فهرست‌ها و جداول مصوب با اصل اسناد و پرونده‌ها هستند. امحاء اسناد به تصمیم شورای سازمان اسناد انجام می‌شود.
6. حفظ و نگهداری صورت‌حساب‌های مالی
حفظ و نگهداری صورت‌حساب‌های مالی اسناد و مدارک مربوط به دستگاه‌ها به عهده دیوان محاسبات کشور است.
7. تبدیل به میکروفیلم و میکروفیش
اسناد مالی تحویل داده شده به دیوان محاسبات کشور پس از تبدیل به میکروفیلم، میکروفیش یا داده پیام الکترونیکی، آماده برای امحاء خواهد بود.
8 زمان نگهداری اسناد
میکروفیلم و میکروفیش پس از ۳۰ سال قابل امحاء می‌باشند. این فرآیند به کاهش هزینه‌های نگهداری مدارک، تسریع در بایگانی اسناد و تبدیل اطلاعات به فرمت‌های الکترونیکی منجر می‌شود.
9. آرشیو الکترونیک
استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادهای الکترونیکی جهت آرشیو الکترونیک و نگهداری اطلاعات مربوط به مناقصات و قراردادها، این امکان به کاربر این اجازه را می‌دهد که اسناد مربوط به مناقصات و قراردادها را به صورت الکترونیکی آرشیو نماید.
10. میز امانت الکترونیکی
تعیین دقیق محل نگهداری اسناد مکتوب و ایجاد میز امانت الکترونیکی به منظور امکان پیگیری و تشخیص روز، زمان و شخص خارج کننده نسخه.
11. هشدار پیشرفته برای خروج نسخه‌ها
ارسال هشدار پیشرفته در صورت خروج نسخه‌های مدارک از بایگانی و نمایش لیست نسخه‌های خارج شده.
استفاده از این راهکارها و فرآیندها به سازمان‌ها کمک خواهد کرد تا هزینه‌های نگهداری اسناد را کاهش دهند و بهره‌وری خود را افزایش دهند. همچنین، امکان استفاده از تکنولوژی به منظور ایجاد آرشیو الکترونیک و تبدیل اطلاعات به فرمت‌های الکترونیکی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به سرعت و دقت بیشتری اقدام به امحاء اسناد کنند.
مجموعه کاغذ باطله نجاتی می‌تواند امحا اسناد محرمانه و دولتی شما را در حضور کارشناس به شکل اصولی و کاملا مطمئن انجام دهد. جهت امحا اسناد خود می‌توانید با شماره‌های قرار گرفته در سایت تماس حاصل فرمایید یا از طریق فرم تماس با ما، اقدام کنید.