به طور کلی، اسناد محرمانه را نمی‌توان در یک خط تعریف کرد. اما ما اسنادی را محرمانه معرفی می‌کنیم که یک یا چند ویژگی از موارد زیر را دارا باشند، و به وضوح نیاز به امحاء داشته باشند:

اسناد مالی و حسابداری شرکت‌ها و موسسات که مدت زمان قانونی استفاده از آنها گذشته است. (براساس ماده 13 قانون تجارت و ماده 34 قانون ارزش افزوده، این مدت زمان معمولاً 10 سال تعیین شده است.)

اسناد و مدارک سفارت‌خانه‌ها و کنسولگری‌ها به دلیل محدودیت در مکان نگهداری و ریسک بالای نگهداری کاغذ.

اسناد مالی مدارس و اوراق امتحانی مدارس یا دانشگاه ها که مدت زمان قانونی آنها گذشته است.

اطلاعات کارکنان و کارمندان که شامل نام و نام خانوادگی، کد ملی، آدرس محل زندگی و غیره می‌باشد.

مدارک درمانی بیمارستان‌ها و اطلاعات پزشکی بیماران: پس از مدتی، اطلاعات بیمار در سیستم ثبت می‌شود و نیاز به حفظ پرونده پزشکی بیماران از بین می‌رود.

اسناد بانکی و مدارک و پرینت های کاغذی افراد در بانک ها و موسسات مالی

اسناد دولتی که مدت اعتبار آنها گذشته و امکان سو استفاده از آنها وجود دارد.

همچنین، تمام اسناد و مدارکی که در صورت سرقت اطلاعات آنها، ممکن است خسارات جبران ناپذیری به یک فرد یا یک مجموعه خاص وارد کنند.