اسناد مهم باطله باید به طور صحیح و بدون سوء استفاده امحاء شود ما با حضور نماینده شما در محل کارخانه اسناد مهم را معدوم و تبدیل به مقوا میکنیم تماس بگیرید.

مدت زمان نگهداری پرونده های مهم اداری در بایگانی،حداقل ۱۰ سال میباشد و امحاء  کاغذباطله و اسناد مهم باطله یکی از دغدغه های سازمانها، نهادهای امنیتی،سیاسی و اقتصادی میباشد.

مجموعه ما چندین سال است امحاء اسناد خیلی محرمانه ی نهادهای مختلف ،ازجمله سازمان مسکوتات،سازمان تامین اجتماعی،شرکت انتقال گاز ملی ایران،بانک مسکن،بانک صادرات،نیروی هوایی و سازمان تسلیحات را برعهده دارد.

دور انداختنِ ایمن اسناد فرآیندی حیاتی است که یک شرکت باید برای جلوگیری از نشت اطلاعات که می تواند بسیار پرهزینه باشد، آن را دنبال کند.

هیچ کسب و کاری وجود ندارد که اسناد محرمانه ای نداشته باشد که نیاز به محافظت داشته باشد. 

خطرات ناشی از ناپدید شدن هر گونه اطلاعات حساس، چه در اثر بدشانسی یا از طریق فعالیت مجرمانه، بسیار زیاد است. شرکت هایی که اسناد و فایل های کاغذی زیادی را نگهداری می کنند در معرض خطر بیشتری هستند.

با در نظر گرفتن این موضوع، چگونه اسناد محرمانه را امحا می کنید؟ در ابتدا، باید بدانید چه اطلاعاتی به عنوان محرمانه طبقه بندی می شوند.

اسناد تجاری محرمانه چیست؟

اسناد محرمانه هر سندی است که دارای اطلاعات شخصی در مورد یک فرد، مشتری یا سفارش دهنده خدمات باشد. داده های شخصی اطلاعاتی در مورد یک فرد است که می تواند برای شناسایی او استفاده شود.

این موضوع بسیار حیاتی است که همه در یک کسب و کار، درک کنند که چه چیزی حساس است و چه چیزی نیست. اسناد محرمانه می تواند هر چیزی باشد، از سوابق مالی شرکت گرفته تا جزئیات کارمند، آدرس خانه، نام و شماره کارت بانکی.

امحا اسناد بصورت ایمن امری مهم است

بر اساس قوانین GDPR، اگر اطلاعات حساسی در مورد هر شخصی دارید، آنها حق دارند از شما درخواست کنند که این داده ها را کاملاً از بین ببرید و دیگر هیچ اطلاعاتی در مورد آنها نداشته باشید.

برای اطمینان از اینکه داده ها به طور کامل از سوابق شما حذف می شوند و دیگر هیچ اطلاعاتی از شما دخیره نشود، در کنار هم، باید اسناد مربوطه را از بین ببرید.

یک خط‌مشی خرد کردن  توصیه می‌شود، زیرا ساده‌ترین سیاستی است که برای هر سند ناخواسته دنبال می‌شود.

این کار کارکنان را از تصمیم گیری در مورد مواردی که محرمانه است یا نه، آسوده می کند.

دوره نگهداری هر سند به نوع سند، داده‌هایی که حاوی آن است و صنعتی که در آن هستید بستگی دارد.

نحوه امحا اسناد محرمانه

راه های زیادی وجود دارد که می توانید از بین بردن اسناد محرمانه را انجام دهید. ما به دو نوع سند و بهترین و مطمئن ترین روش از بین بردن آنها خواهیم پرداخت.

خلاص شدن از شر اسناد دیجیتال

مقررات GDPR برای داده های محرمانه ای که به صورت الکترونیکی ذخیره می شوند دقیقاً مانند اطلاعات ذخیره شده روی کاغذ اعمال می شود. هنگامی که دیگر دلیلی برای نگهداری آن ندارید، باید به طور ایمن پاک و دور انداخته شود.

داده های ذخیره شده در رایانه در برابر حملات سایبری بسیار آسیب پذیر است و کنترل آن دشوارتر است زیرا داده ها به راحتی می توانند در مکان های مختلف کپی شوند.

اگر یک بخش فناوری اطلاعات داخلی برای مدیریت ذخیره سازی اسناد دیجیتال خود ندارید، می توانید یکی را استخدام کنید تا به شما در تمیز کردن فضای ذخیره دیجیتال کمک کند.

این اطمینان حاصل می کند که چیزی از قلم نیفتد یا لو نرود. یک شرکت فناوری اطلاعات خوب می داند که چگونه داده ها را رمزگذاری کند تا هیچ کس دیگری نتواند داده های شما را هک کند.

اقلام الکترونیکی مانند هارد دیسک، کامپیوتر و لپ تاپ باید پس از استفاده از طریق دستگاه های خردکن از بین بروند. حتی زمانی که رایانه‌ها خراب شده یا پاک شده باشند، اطلاعات موجود در آنها همچنان قابل بازیابی است.

برای حفظ امنیت داده ها، توصیه می کنیم تجهیزات یا قطعات IT را نفروشید. از بین بردن فیزیکی و بازیافت اقلام الکترونیکی امن ترین راه برای محافظت از محرمانگی است.

بهترین راه برای دور انداختن اسناد کاغذی محرمانه

خرد کردن امن ترین و موثرترین روش برای از بین بردن نسخه های چاپی اسناد محرمانه است. چه کسب‌وکار به یک سرویس یکباره نیاز داشته باشد یا مرتباً نیاز به نگهداری از داده‌ها داشته باشد، ما میتوانیم یک سرویس موقت یا برنامه‌ریزی شده ارائه کنیم.

یک ارائه‌دهنده حرفه‌ای از بالاترین سطح امنیتی مناسب برای اطلاعات محرمانه استفاده می‌کند، که نوارهای ۱۶ میلی‌متری را برش می‌دهد و اطمینان می‌دهد که کاغذ خرد شده نمی‌تواند دوباره به هم متصل شود.

این یک روش منطبق با GDPR برای تکمیل دور ریختن کاغذ محرمانه است و سازگار با محیط زیست، زیرا اقلام خرد شده را می توان بسیار راحت تر از اسناد خرد نشده بازیافت کرد.

در نتیجه با خرد کردن اسناد کاغذی و دستگاه های دیجیتال که اطلاعاتی را ذخیره کرده اند می تواند بهترین روش برای امحا اسناد محرمانه باشد. 

امحا اسناد محرمانه سازمان های دولتی، بانکها، مراکز تجاری بزرگ و … به سادگی یک تماس و ثبت درخواست قابل انجام است.