امحا اسناد و مدارک محرمانه شرکتی دولتی حسابداری

جلوگیری از سرقت و افشای اطلاعات محرمانه شما

امحا اسناد چیست؟

وقتی نیازی به یک سند یا مدرک نداریم، بهترین راه برای جلوگیری از افشای اطلاعات، حذف اسناد و مدارک مربوطه است. با حذف اسنادی که تاریخ انقضای آنها گذشته است، می‌توان از خسارات جبران ناپذیری که از طریق دزدی و افشای اطلاعات به سازمان‌ها و هویت افراد وارد می‌شود، جلوگیری کرد.

مزایای امحا اسناد و مدارک

روش‌های امحا اسناد و مدارک

راحت ترین روش امحا اسناد و مدارک

حذف اسناد و مدارک محرمانه (اداری، دولتی، مالی و…) عمدتاً براساس نوع کاغذ به دو روش خرد کردن و خمیر کردن انجام می‌شود. در مجموعه ما، خرد کردن کاغذهای باطله سرعت بیشتری نسبت به خمیر کردن دارد. فرآیند خردکردن زمانی انجام می‌شود که کاغذها تفکیک شده و یکدست هستند و ضایعاتی مانند کاورهای پلاستیکی و قفل‌های آهنی و… درون آنها نباشد.

خرد کردن اسناد نیازمند رعایت اصول و قوانین خاصی است. بعد از خرد شدن، اهمیت دارد که اسناد به کجا منتقل شوند و برای چه منظوری مورد استفاده قرار گیرند. در برخی موارد، کاغذهای خرده شده ممکن است در سبدهای میوه استفاده شود. اما بسیار مهم است که اسناد حساس نظیر سربرگ‌های شرکت یا اسناد مالی، پس از خرد شدن، حتما خمیر شوند. این روند امکان امحای کامل اسناد را فراهم می‌کند و همچنین به حفظ محیط زیست و بازیافت کاغذها کمک می‌کند. این مراحل (خرد کردن و سپس خمیر کردن اسناد) دقیقاً مراحلی هستند که در مجموعه ما انجام می‌شود.

اسناد محرمانه شامل چه مدارکی می شود؟

به طور کلی، اسناد محرمانه را نمی‌توان در یک خط تعریف کرد. اما ما اسنادی را محرمانه معرفی می‌کنیم که یک یا چند ویژگی از موارد زیر را دارا باشند، و به وضوح نیاز به امحاء داشته باشند:

اسناد مالی و حسابداری شرکتها و موسسات که مدت زمان قانونی استفاده از آنها گذشته است. (براساس ماده 13 قانون تجارت و ماده 34 قانون ارزش افزوده، این مدت زمان معمولاً 10 سال تعیین شده است.)

اسناد و مدارک سفارتخانهها و کنسولگریها به دلیل محدودیت در مکان نگهداری و ریسک بالای نگهداری کاغذ.

اسناد مالی مدارس و اوراق امتحانی مدارس یا دانشگاه ها که مدت زمان قانونی آنها گذشته است.

اطلاعات کارکنان و کارمندان که شامل نام و نام خانوادگی، کد ملی، آدرس محل زندگی و غیره می‌باشد.

مدارک درمانی بیمارستانها و اطلاعات پزشکی بیماران: پس از مدتی، اطلاعات بیمار در سیستم ثبت می‌شود و نیاز به حفظ پرونده پزشکی بیماران از بین می‌رود.

اسناد بانکی و مدارک و پرینت های کاغذی افراد در بانک ها و موسسات مالی

اسناد دولتی که مدت اعتبار آنها گذشته و امکان سو استفاده از آنها وجود دارد.

همچنین، تمام اسناد و مدارکی که در صورت سرقت اطلاعات آنها، ممکن است خسارات جبران ناپذیری به یک فرد یا یک مجموعه خاص وارد کنند.

صرفا به خرد کردن اسناد محرمانه خود اکتفا نکنید!

حتماً ماجرای سفارت آمریکا و دسترسی به پرونده‌های جاسوسی آنها را حداقل یک بار شنیده‌اید. همانطور که می‌دانید، بسیاری از این اسناد خرد شده بودند و سپس با چسباندن کنار یکدیگر مجدداً جمع آوری شدند. در سال 2011 میلادی، دارپا (آژانس پروژه‌های پژوهشی پیشرفته دفاعی آمریکا) تصمیم گرفت یک مسابقه برای مهندسین کامپیوتر برگزار کند که جایزه‌ای به ارزش 50 هزار دلار داشت. هدف از برگزاری این مسابقه، توسعه نرم‌افزاری بود که قادر به بازسازی و خواندن اسناد خرد شده باشد.

سخن پایانی

مجموعه کاغذ باطله نجاتی با تجربه بالا در زمینه حذف اسناد و مدارک رسمی و محرمانه، از جمله نظامی، دولتی، خصوصی، و همچنین اوراق امتحانی، بانکی و سفارت‌خانه‌ها، به عنوان امانت‌دار اطلاعات شما در خدمت است. لازم به ذکر است که تمامی مراحل امحاء اسناد در حضور نماینده رسمی شما انجام می‌شود.

5/5 - (2 امتیاز)